Cómo elegir una empresa de desarrollo de software a medida

Contratar desarrollo a medida es de las decisiones peor informadas que toma una empresa pequeña. No hay precio de referencia, no hay dos presupuestos comparables y el producto no existe hasta que está pagado. Quien lo hace por primera vez suele elegir por precio, que es el único criterio que entiende, y es justo el peor.

Esta guía es lo que hemos ido aprendiendo al leer las fichas de las empresas del directorio y hablar con quienes las contratan. No dice a quién contratar: dice qué mirar y qué preguntar antes de firmar.

Antes de buscar proveedor: ¿de verdad necesitas software a medida?

La pregunta incómoda primero. El desarrollo a medida se justifica cuando lo que hace tu empresa no encaja en ningún programa estándar, o cuando encaja pero al precio de cambiar cómo trabajas en algo que es tu ventaja competitiva. Fuera de esos dos casos, casi siempre sale mejor un programa ya hecho.

La forma barata de averiguarlo es mirar primero el catálogo. Si ya existe un programa que hace el 80 % de lo que necesitas, lo sensato es partir de ahí y encargar solo la diferencia: casi todas las empresas de desarrollo hacen también integraciones y APIs, que es como se conecta un programa estándar con lo que ya tienes.

Si de verdad no hay nada que encaje, entonces sí: desarrollo a medida.

Las seis preguntas que separan un proveedor de un problema

1. ¿Quién va a escribir el código, y va a seguir aquí dentro de dos años?

Un proyecto a medida no termina cuando se entrega: empieza. Pregunta cuánta gente hay en la empresa, si el desarrollo se subcontrata y a quién, y qué pasa si la persona que lo conoce se va. Una empresa de dos personas puede ser excelente; lo que no puede es ocultarte que son dos.

2. ¿De quién es el código?

Ponlo por escrito antes de empezar. Hay tres modelos habituales —el código es tuyo, es del proveedor y tú tienes licencia de uso, o es mixto— y los tres son legítimos. Lo que no es legítimo es que no esté claro. Pregunta también dónde vive el repositorio y si tendrás acceso.

3. ¿Qué pasa el día que queramos irnos?

La respuesta correcta no es «no os vais a ir». Es: en qué formato exportamos los datos, quién tiene las claves de los servidores y cuánto costaría que otro coja el proyecto. Un proveedor tranquilo con esta pregunta suele ser un buen proveedor.

4. ¿Cómo se controla el alcance?

Casi todos los proyectos que acaban mal acaban mal por aquí: se pactó una cosa, se pidieron otras diez por el camino y nadie apuntó cuáles entraban en el precio. Pregunta cómo se documentan los cambios y qué pasa cuando pides algo que no estaba. Las empresas serias tienen un procedimiento; las demás, una discusión.

Esto se previene antes de empezar, con una fase de análisis y toma de requisitos pagada y entregable. Cuesta dinero y ahorra multiplicado.

5. ¿Qué incluye el mantenimiento y qué no?

Distingue tres cosas que suelen venderse juntas: corregir errores de lo entregado (eso debería estar cubierto sin coste durante un tiempo), mantener el sistema al día cuando cambian las dependencias o la ley, y añadir funciones nuevas. Lo segundo y lo tercero se contratan como mantenimiento evolutivo y se pagan aparte. Que te lo desglosen.

6. ¿Quién forma a la gente?

El mejor programa del mundo no sirve si tres personas lo usan bien y quince siguen con la hoja de cálculo. Pregunta cuántas horas de formación entran, si queda grabada y qué pasa con quien entre en la empresa dentro de seis meses.

Cómo comparar dos presupuestos que no se parecen en nada

Es lo normal: uno viene a 12.000 € y otro a 34.000 €, y los dos dicen hacer lo mismo. Antes de decidir, iguala el terreno preguntando lo mismo a los dos:

• ¿Qué pasa si el proyecto se alarga? Precio cerrado, por horas o mixto. Ninguno es mejor; lo que importa es saber cuál es.
• ¿Está incluido el alojamiento? Muchos presupuestos dejan fuera servidores, licencias y copias de seguridad, que son un coste mensual para siempre.
• ¿Y la migración de los datos que ya tienes? Es la partida que más se subestima y la que más retrasa. Se contrata como migración de datos y conviene verla desglosada.
• ¿Cuántas horas hay detrás del número? Un presupuesto que no dice horas no se puede comparar con nada.

Dónde buscar

En este directorio las empresas mantienen su propia ficha: qué tecnologías usan, qué servicios prestan y dónde están. No cobramos por aparecer ni por salir antes, así que el orden no significa nada — lo que significa algo es lo que cada una publica de sí misma.

• Buscador de servicios, si sabes qué necesitas: desarrollo a medida, integraciones, apps móviles, migraciones.
• Buscador de empresas, si prefieres empezar por quién: filtra por tecnología, sector y provincia.
• Catálogo de programas, por si lo que necesitas ya existe hecho.

Y si te importa tenerlos cerca —para las reuniones del principio, que es cuando más se agradece—, hay páginas por provincia: empresas de software en Cantabria y en Barcelona son las que más fichas reúnen hoy.

La regla corta

Si tuvieras que quedarte con una sola pregunta, quédate con la cuarta: ¿qué pasa cuando pida algo que no estaba en el presupuesto? La respuesta te dice, en una frase, cómo va a ser trabajar con ellos cuando las cosas se compliquen. Y siempre se complican.